Segretaria amministrativa: cosa fa e quanto guadagna

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La segretaria amministrativa (o segretario amministrativo) è una figura professionale di fondamentale importanza all’interno di ogni azienda. Essa svolge un ruolo chiave nella gestione efficace di un’organizzazione senza il quale l’amministrazione potrebbe non essere in grado di funzionare correttamente o di raggiungere i propri obiettivi.

Scegliere questo tipo di percorso professionale offre sicuramente prospettive di occupazione da non sottovalutare: ma quali sono le mansioni di una segretaria amministrativa (o segretario amministrativo)? Vediamo insieme in cosa consiste l’attività di questa figura, le possibilità formative più adatte per intraprendere questo percorso professionale e le opportunità di guadagno offerte da questa professione.

Quali mansioni di un segretaria amministrativa sono indispensabili in azienda?

Come dicevamo, questo è un ruolo di supporto essenziale per l’amministrazione di un’organizzazione perché gestisce sia compiti amministrativi sia organizzativi come la gestione delle telefonate, la risposta alle email, l’organizzazione di riunioni e la gestione dei documenti. La presenza in azienda di una figura come quella della segretaria amministrativa (o segretario amministrativo) è importante per diverse ragioni:

  1. funge da punto di contatto principale tra l’organizzazione e il pubblico
  2. fornisce supporto all’amministrazione
  3. gestisce l’agenda e gli appuntamenti dei vertici aziendali
  4. coordina il flusso di informazioni interne

I compiti di questo tipo di figure professionali non sono di certo paragonabili a quelli di un’impiegata o di un semplice back office. A differenza di un addetto al back office, infatti, le mansioni di una segretaria amministrativa (o segretario amministrativo) possono variare a seconda dell’organizzazione per cui lavora, ma in generale includono le seguenti attività:

  • Gestione delle telefonate e delle email: essendo spesso il primo punto di contatto con il pubblico, deve essere in grado di rispondere alle telefonate e alle email in modo professionale e cortese, trasferendo le chiamate ai membri del personale appropriati o fornendo informazioni di base agli interlocutori.
  • Pianificazione di appuntamenti e riunioni: deve mantenere un calendario aggiornato e assicurarsi che tutte le parti interessate siano informate dei dettagli.
  • Gestione dei documenti: deve gestire la documentazione dell’organizzazione, archiviando documenti importanti e preparando documenti per la firma dei membri del personale.
  • Supporto amministrativo nella gestione delle spese, la preparazione dei rapporti finanziari, la gestione delle forniture per l’ufficio e la preparazione di presentazioni e report.
  • Comunicazione interna: deve facilitare la comunicazione tra i membri del personale dell’organizzazione, coordinando il flusso di informazioni importanti mantenendolo all’interno dell’azienda

Segretaria amministrativa: quanto guadagna?

Lo stipendio di chi opera nel ruolo di segretaria amministrativa (o segretario amministrativo) varia in base a diversi fattori, tra cui l’esperienza, il livello di competenza, l’educazione, la posizione geografica e il settore in cui lavora.

In generale, il salario medio annuale di una segretaria amministrativa in Italia può variare da circa 18.000 a 30.000 euro. Tuttavia, ci sono anche differenze significative tra i livelli salariali a seconda delle regioni e dei settori.

Ad esempio, le segretarie amministrative che lavorano in grandi aziende o in settori ad alta remunerazione come quello finanziario, tendono ad avere salari più elevati rispetto a quelle che lavorano in piccole imprese o organizzazioni non-profit.

Come si diventa segretaria amministrativa (o segretario amministrativo)?

Per intraprendere una carriera nel ruolo di segretaria amministrativa, è necessario possedere forti capacità di time management, problem solving nonché abilità comunicative e relazionali proprio perchè bisogna essere in grado di gestire il proprio tempo e le proprie responsabilità in modo efficiente, in modo da garantire che tutte le scadenze e i compiti siano soddisfatti in modo tempestivo.

Ma cosa bisogna studiare per fare la segretaria amministrativa? Ecco alcuni percorsi da intraprendere per svolgere questo professione:

  1. Formazione professionale: molte scuole professionali e istituti offrono corsi di formazione per diventare segretarie amministrative. Questi programmi di solito durano alcuni mesi e forniscono una formazione pratica in tutte le principali competenze richieste per la professione.
  2. Diploma di scuola superiore: alcune scuole superiori offrono programmi di studi in ambito amministrativo, che possono fornire una base solida per diventare una segretaria amministrativa.
  3. Laurea in ambito amministrativo: sebbene non sia sempre richiesto, alcuni datori di lavoro preferiscono assumere segretarie amministrative con una laurea in ambito amministrativo o di business.
  4. Esperienza lavorativa: molte segretarie amministrative iniziano a lavorare in ruoli simili, come assistente amministrativo o receptionist, per acquisire esperienza prima di diventare una segretaria amministrativa.

Oltre alla formazione, ci sono alcune competenze chiave che una segretaria amministrativa dovrebbe possedere come la padronanza di software di gestione documentale e la familiarità con i programmi di elaborazione testi e fogli di calcolo nel caso in cui si lavori nel settore della contabilità.

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Il corso operatore per diventare segretaria amministrativa è rivolto a cittadini italiani o stranieri in possesso di regolare permesso di soggiorno:

  • Studenti diplomati o neolaureati che desiderano acquisire competenze in ambito amministrativo
  • Personale neoassunto per una eventuale formazione con forte accento professionalizzante
  • Chi desidera trovare un lavoro qualificato in un ambito costantemente molto richiesto
  • Chi è disoccupato e desidera riqualificarsi e ricollocarsi

Il percorso formativo ha un approccio fortemente pratico ed ha l’obbiettivo principale di fornire una conoscenza completa sugli strumenti, le tecniche e gli approcci innovativi da utilizzare per assistere e interfacciarsi in modo efficace sia con il top management di un’azienda sia con gli stakeholders/partner esterni come clienti, fornitori e media. Con approfondimenti in ambito:

Gestionale: ottimizzazione dei processi lavorativi grazie a nozioni base di budget, project management, gestione del tempo e delle attività tramite diagrammi di Gantt nonché all’utilizzo di CRM per creare una relazione biunivoca con il cliente;

Redazionale e amministrativo: predisposizione, redazione, pubblicazione e diffusione di atti formali e non, provvedimenti amministrativi e verbali nel rispetto delle procedure e dei formati definiti;

Comunicazione strategica offline e online: supporto operativo all’organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico.

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